Digitale Verwaltungsleistungen auswählen statt jedes Mal neu projektieren

Das Prinzip

Von der Auswahl einer Verwaltungsleistung bis zur strukturierten Bearbeitung führt ein klarer, wiederholbarer Ablauf:

1. 01

   Leistung auswählen

   Geeignete Verwaltungsleistung bestimmen und fachliche Zuständigkeit klären.

2. 02

   Formular konfigurieren

   Benötigte Daten, Inhalte, Prüfungen und kommunales Erscheinungsbild festlegen.

3. 03

   Online veröffentlichen

   Formular in die kommunale Website integrieren, testen und zugänglich bereitstellen.

4. 04

   Strukturiert bearbeiten

   Eingänge geordnet übergeben und in den zuständigen Arbeitsablauf einbinden.

Abo-Modell

Mit dem Abo-Modell nutzen Gemeinden und Kommunen einsatzbereite Onlineformulare, ohne selbst Software entwickeln oder eigene Programmierkapazitäten aufbauen zu müssen. Die technische Grundlage wird zentral bereitgestellt, betrieben und aktualisiert. Vor Ort konzentrieren sich die Verantwortlichen auf das, was sie am besten kennen: die eigenen Verwaltungsabläufe und fachlichen Anforderungen.

Keine Programmierung durch die Kommune erforderlich: Die Formulare werden durch Konfiguration an die jeweiligen Gegebenheiten angepasst. Dazu gehören beispielsweise kommunale Ansprechpartner und Zuständigkeiten, Texte und Hinweise, Auswahlwerte, erforderliche Nachweise, Weiterleitungswege sowie Logo, Farben und weitere Gestaltungselemente. Eigene Werte und Inhalte können bedarfsgerecht gepflegt werden, ohne den zugrunde liegenden Programmcode bearbeiten zu müssen.

Auch bereits vorhandene Formulare lassen sich einbeziehen – unabhängig davon, ob sie als PDF oder als HTML-Formular vorliegen. Bewährte Inhalte, fachliche Regeln und vorhandenes Prozesswissen müssen dadurch nicht neu erarbeitet werden. So bleiben das in der Verwaltung aufgebaute Know-how und bereits getätigte Investitionen erhalten, während die Formulare schrittweise in ein modernes digitales Angebot überführt werden.

• Sofort nutzbare Grundlage: standardisierte Onlineformulare auswählen und passend zur Kommune konfigurieren
• Keine eigene Programmierung: kommunale Werte, Inhalte, Zuständigkeiten und Erscheinungsbild ohne Eingriff in den Programmcode anpassen
• Investitionsschutz: vorhandene PDF- und HTML-Formulare sowie das darin enthaltene Fach- und Prozesswissen weiterverwenden
• Zentrale Pflege: technische Weiterentwicklungen und Updates werden zentral bereitgestellt
• Planbarer Betrieb: laufende Kosten bleiben transparent und der Formularbestand kann nach Bedarf erweitert werden

Warum klein starten?

Für den Einstieg reichen häufig wenige geeignete Verfahren. Entscheidend ist, dass der Vorgang tatsächlich verbessert wird und nicht lediglich ein PDF in ein Webformular umgewandelt wird.

Typischer Pilot

Der Beispielplan startet am heutigen Tag und rechnet auf Basis von sieben Kalendertagen pro Woche. So sehen Sie unmittelbar, wann die typischen Meilensteine eines 30-tägigen Piloten erreicht werden.

1. Start
   Tag 0

   Startdatum wird berechnet

   Projektstart

   Kick-off durchführen, Pilotziele festlegen und Projektverantwortliche benennen.

2. M1
   nach 10 Tagen

   Datum wird berechnet

   Verfahren abgestimmt

   Verfahren auswählen sowie Zuständigkeiten, benötigte Daten und Freigaben klären.

3. M2
   nach 20 Tagen

   Datum wird berechnet

   Pilot technisch bereit

   Formulare konfigurieren, in die Website integrieren und den strukturierten Eingang testen.

4. M3
   nach 30 Tagen

   Datum wird berechnet

   Auswertung & Ausbauplan

   Erfahrungen auswerten und weitere Verfahren sowie den Integrationsbedarf priorisieren.

Planungsgrundlage: Start am jeweiligen Systemdatum, fortlaufende Berechnung in Kalendertagen einschließlich Wochenenden. Der Zeitraum ist ein Vorgehensbeispiel und kein pauschales Lieferzeitversprechen.

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